Avec l’introduction des systèmes de caisses enregistreuses, les obligations comptables des établissements HORECA ont changé. Ces changements sont peu connus des fiduciaires.
En voici les principaux points :
A. Attention au doublement du CA…
L’ensemble des opérations sont soumises à l’édition d’un ticket TVA (donc enregistré dans le boitier fiscal).
En fin de journée, le Z totalise l’ensemble du CA réalisé sur base des tickets TVA édités sur la journée.
Si un client désire une facture, un ticket TVA doit toujours être édité (donc enregistré) et ensuite l’exploitant HORECA doit établir la facture sur base du ticket TVA (nouvelle obligation du SCE).
La fiduciaire va encoder dans le dossier comptable le Z reprenant la totalité du CA réalisé, ainsi que la facture.
Cette opération d’encodage de la facture va avoir comme conséquence un doublement du CA (encodé une première fois via le Z, et ensuite une deuxième fois via le facturier de sortie).
La fiduciaire veillera à encoder une NC interne sur Vente Comptoir pour le montant des factures établies sur la période TVA.
B. Egalité entre le CA repris dans les déclarations TVA et le CA enregistré dans le boitier fiscal.
Ce point est très important.
Lors des prochains contrôles dans les années à venir, les contrôleurs pourront prendre les données du boitier fiscal et comparer ces données avec les données comptables et déclarations TVA.
Le seul problème : la fiduciaire ne sait pas contrôler ce qu’il y a dans le boitier fiscal…
Trucs et astuces :
- Chaque Z édité a un numéro séquentiel unique, il est facile de contrôler si un Z est manquant. (à vérifier lors des encodages)
- Mettre en place une procédure de facturation afin d’éviter les oublis d’encodage sur la caisse enregistreuse avant l’édition d’une facture ;
- Exiger de l’exploitant HORECA d’agrafer à la copie de la facture une copie du ticket TVA. Par cette procédure, la fiduciaire est certaine que l’exploitant HORECA a émis un ticket TVA avant d’éditer une facture.
C. Le choix d’un système de caisse enregistreuse
Si ce choix incombe à l’exploitant HORECA, certains systèmes peuvent apporter une aide à l’exploitant ET à sa fiduciaire.
En effet, certains systèmes prévoient les options suivantes :
- Liaison des Z et des factures au dossier comptable (Sage BOB 50, Winbooks,…)
- Possibilité d’éditer les factures à partir d’un ou plusieurs tickets TVA
- Réédition d’un Z de fin de journée
- Edition de statistiques diverses (CA par famille, par taux de TVA,…)
Cette réduction s’élève à :
- € 800 par trimestre pour les travailleurs âgés de moins de 26 ans à la fin du trimestre ;
- € 500 par trimestre pour les autres travailleurs.